Terms & Conditions (AGB) | kiba solutions GmbH

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) – KIBA Solutions GmbH

Stand: Oktober 2025

§ 1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche Verträge der KIBA Solutions GmbH, Berlin, vertreten durch die Geschäftsführer Benjamin Georg und Grzegorz Olszówka, mit ihren Kunden.

Sie gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB und finden Anwendung auf alle Beratungs-, Software-, SaaS- und Mediendienstleistungen, sofern nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart ist.

Abweichende, ergänzende oder widersprechende Bedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn KIBA ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

Diese AGB gelten auch für alle künftigen Vertragsverhältnisse, selbst wenn bei Vertragsschluss nicht erneut auf sie hingewiesen wird.

§ 2 Begriffsbestimmungen (Glossar)

Zur Klarstellung der verwendeten Begriffe gilt:

„KI-Werkzeuge" sind Software oder Algorithmen (z. B. Sprachmodelle, Automatisierungs- oder Analyse-Tools), die im Rahmen der Vertragserfüllung von KIBA eingesetzt werden.

„SaaS-Leistung" bezeichnet einen von KIBA bereitgestellten cloudbasierten Dienst („Software as a Service"), der über das Internet zugänglich ist und laufend aktualisiert und gewartet wird.

„Wesentliche Vertragspflichten (Kardinalpflichten)" sind Pflichten, deren Erfüllung den Vertrag erst ermöglicht. Dazu zählen insbesondere:

a) die Bereitstellung der vereinbarten Hauptleistung,
b) die Sicherstellung der Datenintegrität und -verfügbarkeit,
c) die Wahrung von Geheimhaltungspflichten.

„Kundendaten" sind alle vom Kunden bereitgestellten oder im Rahmen der Leistung verarbeiteten Daten, einschließlich personenbezogener Daten seiner Mitarbeiter, Kunden oder Partner.

„Mitwirkungspflichten" bezeichnen die Pflichten des Kunden zur rechtzeitigen Bereitstellung von Informationen, Zugängen und Freigaben, die für die Erfüllung der Leistungen erforderlich sind.

„Drittanbieter" sind externe Unternehmen oder Personen, die im Auftrag oder im Rahmen der Vertragserfüllung notwendige Leistungen (z. B. Hosting, KI-APIs, Automatisierung) erbringen.

§ 3 Mitwirkungspflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich, alle für die Leistung erforderlichen Informationen, Zugänge und Materialien rechtzeitig bereitzustellen.

Der Kunde hat die von KIBA bereitgestellten Leistungen, Softwaremodule oder Reports innerhalb von 14 Tagen nach Bereitstellung auf offensichtliche Mängel zu prüfen und diese unverzüglich schriftlich anzuzeigen. Für technisch komplexe oder nicht offensichtliche Mängel gilt eine Rügefrist von 30 Tagen, beginnend mit der vollständigen Auslieferung des Produkts.

Unterlässt der Kunde die rechtzeitige Prüfung oder Rüge, gilt die Leistung als genehmigt.

Kommt der Kunde seinen Mitwirkungspflichten nicht nach, verlängern sich vereinbarte Fristen angemessen. KIBA ist berechtigt, durch den Verzug entstehende Mehrkosten gesondert zu berechnen.

Der Kunde ist verpflichtet, Kundendaten gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen sicher zu behandeln. KIBA haftet nicht für Schäden, die durch fahrlässigen oder unsachgemäßen Umgang des Kunden mit Daten entstehen.

§ 4 Vertragsschluss, Leistungsbeschreibung und Abnahme

Angebote von KIBA sind freibleibend. Ein Vertrag kommt zustande, wenn KIBA das Angebot des Kunden schriftlich bestätigt oder mit der Leistungserbringung beginnt.

Leistungsumfang, Zeitplan und Mitwirkungspflichten ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot oder Konzept.

KIBA ist berechtigt, im Rahmen der Vertragsdurchführung angemessene technische Anpassungen oder Aktualisierungen vorzunehmen, soweit diese keine wesentlichen Leistungseinbußen verursachen.

Nach Bereitstellung der Leistung ist der Kunde zur Abnahme verpflichtet. Die Abnahme gilt als erfolgt, wenn der Kunde die Leistung innerhalb von 14 Tagen nach Bereitstellung nicht schriftlich beanstandet oder sie produktiv nutzt.

Bei Teilabnahmen gelten die jeweiligen Module als separat abgenommen.

§ 5 Abschlagszahlungen, Preisänderungen und Änderungen nach Angebotsannahme

Bei Beauftragung ist eine Abschlagszahlung in Höhe von 30 % der vereinbarten Auftragssumme fällig.

KIBA ist berechtigt, bei Projekten mit einer Laufzeit von mehr als sechs Monaten die Preise angemessen anzupassen, wenn sich Lohn- oder Materialkosten wesentlich verändern.

Änderungswünsche des Kunden nach Angebotsannahme werden in einem schriftlichen Änderungsangebot dokumentiert. KIBA teilt dem Kunden die zu erwartenden Mehrkosten und Auswirkungen auf Termine mit. Erst nach schriftlicher Zustimmung gilt die Änderung als beauftragt.

Nach Angebotsannahme beauftragte Änderungen, Erweiterungen oder Anpassungen werden gemäß den zum Zeitpunkt der Beauftragung gültigen Stundensätzen separat in Rechnung gestellt.

Leistungen, die nach Aufwand vergütet werden, werden auf Basis der jeweils gültigen Preisliste von KIBA Solutions abgerechnet. Diese ist Bestandteil des Angebots und auf Anfrage erhältlich.

§ 6 Stornierung durch den Kunden

Bei einer vom Kunden veranlassten Stornierung nach Angebotsannahme ist KIBA berechtigt, eine pauschale Entschädigung in Höhe von 30 % der vereinbarten Auftragssumme zu verlangen, sofern der Kunde keinen geringeren Schaden nachweist.

Nach Leistungsbeginn werden bereits erbrachte Leistungen voll berechnet; zusätzlich kann eine Pauschale von 30 % der Restvergütung als Ausfallentschädigung geltend gemacht werden.

KIBA bleibt berechtigt, einen weitergehenden Schaden nachzuweisen und geltend zu machen.

§ 7 Eigentumsvorbehalt, Nutzungsrechte und Vorarbeiten

Bis zur vollständigen Bezahlung behält KIBA das Eigentum an sämtlichen gelieferten Materialien, Entwürfen, Quellcodes, Datensätzen und Arbeitsergebnissen. Eine Nutzung durch den Kunden vor vollständiger Zahlung ist nur mit schriftlicher Zustimmung von KIBA zulässig.

Die Übertragung der Nutzungsrechte erfolgt erst nach vollständiger Zahlung und Abnahme der Leistung.

Konzepte, Entwürfe, Skizzen und Vorarbeiten bleiben urheberrechtlich geschützt und dürfen vom Kunden ohne ausdrückliche Zustimmung von KIBA weder verwendet noch an Dritte weitergegeben werden.

KIBA behält sich das Recht vor, generische Module, Frameworks oder KI-Modelle, die nicht kundenspezifisch sind, weiterzuverwenden.

KIBA ist berechtigt, bei digitalen oder gedruckten Produkten eine branchenübliche Urheberbenennung („Konzeption & Umsetzung: KIBA Solutions GmbH") vorzunehmen, sofern der Kunde dem nicht ausdrücklich widerspricht.

§ 8 Haftung und Gewährleistung

KIBA haftet unbeschränkt für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit sowie für Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht haftet KIBA nur auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden, höchstens jedoch bis zur einfachen Netto-Auftragssumme oder 25.000 Euro, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn oder Folgeschäden besteht keine Haftung, soweit gesetzlich zulässig.

KIBA haftet nicht für Schäden, die auf unrichtige oder unvollständige Angaben des Kunden zurückzuführen sind.

Die Haftungsbegrenzung gilt nicht für Ansprüche aus dem Produkthaftungsgesetz, für Datenschutzverstöße, die KIBA schuldhaft verursacht, oder für vorsätzliche Pflichtverletzungen.

Die Verjährungsfrist beträgt:

a) sechs Monate für SaaS-Leistungen mit Dienstleistungscharakter,
b) zwölf Monate für Standard- und Individualsoftwareprojekte.

§ 9 Vergütung, Zahlungsbedingungen und Nebenkosten

Die Vergütung richtet sich nach dem im Angebot vereinbarten Umfang.

KIBA ist berechtigt, für abgeschlossene Projektabschnitte Teilrechnungen zu stellen.

Rechnungen sind binnen 14 Tagen netto ohne Abzug fällig.

Reisekosten, Spesen und Nebenkosten, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung entstehen, werden nach Aufwand gemäß den im Angebot angegebenen Sätzen berechnet.

Bei Zahlungsverzug ist KIBA berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu verlangen.

KIBA kann bei erheblichem Zahlungsverzug nach zweimaliger Mahnung und Ablauf einer Nachfrist von sieben Tagen Leistungen vorübergehend aussetzen. Erfolgt binnen weiterer 14 Tage keine Zahlung, ist KIBA zur fristlosen Kündigung berechtigt.

Vor vollständiger Zahlung der Vergütung besteht kein Anspruch auf Übergabe oder Nutzung der gelieferten Software, Daten oder Arbeitsergebnisse.

Der Kunde kann Zurückbehaltungsrechte oder Aufrechnungen nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Ansprüchen geltend machen.

§ 10 Datenschutz und Haftungsabgrenzung

KIBA verarbeitet Kundendaten im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der DSGVO.

KIBA schließt mit allen Subunternehmern Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine Verarbeitung zu Trainings- oder Analysezwecken erfolgt ausschließlich in anonymisierter Form.

Der Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für seine eigenen Datenverarbeitungen.

KIBA haftet nicht für Datenschutzverletzungen, die auf fahrlässigem oder unrechtmäßigem Verhalten des Kunden beruhen.

KIBA informiert den Kunden bei berechtigtem Interesse und auf Anfrage über die jeweils eingesetzten Drittanbieter sowie deren Datenstandorte, ist jedoch nicht verpflichtet, detaillierte Informationen ohne rechtlichen Grund offenzulegen.

KIBA löscht personenbezogene Daten nach Vertragsende, sobald gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllt sind.

§ 11 Vertraulichkeit und Vertragsstrafe

Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit bekannt gewordenen vertraulichen Informationen geheim zu halten.

Diese Pflicht gilt zeitlich unbegrenzt über die Vertragsdauer hinaus.

Bei schuldhaftem Verstoß wird eine angemessene Vertragsstrafe fällig, abhängig von der Schwere des Verstoßes:

a) leichter Verstoß: 1 % des Auftragswerts, mindestens 500 Euro,
b) mittlerer Verstoß: 2,5 % des Auftragswerts, höchstens 5.000 Euro,
c) schwerer oder vorsätzlicher Verstoß: bis zu 10 % des Auftragswerts, höchstens 15.000 Euro.

Die richterliche Mäßigung nach § 343 BGB bleibt vorbehalten.

Von der Vertraulichkeitspflicht ausgenommen sind Informationen, die gesetzlich offenzulegen sind oder von Behörden angefordert werden.

§ 12 Fremdinhalte und Rechtspflichten des Kunden

Der Kunde stellt sicher, dass bereitgestellte Daten, Texte, Bilder oder sonstige Inhalte frei von Rechten Dritter sind.

KIBA ist nicht verpflichtet, die vom Kunden bereitgestellten Inhalte rechtlich zu prüfen.

Der Kunde verpflichtet sich, die von KIBA gelieferten Produkte und Leistungen ausschließlich im Rahmen der geltenden Gesetze zu verwenden.

Der Kunde stellt KIBA von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus der Verletzung solcher Rechte entstehen.

§ 13 Höhere Gewalt

Ereignisse höherer Gewalt, insbesondere Naturkatastrophen, Pandemien, Epidemien, behördliche Anordnungen, Ausfälle von Kommunikationsnetzen, kriegerische Handlungen, Terrorakte, innere Unruhen, Streiks, Aussperrungen, Energie- oder Rohstoffknappheit sowie sonstige unvorhersehbare Ereignisse, die außerhalb des Einflussbereichs von KIBA liegen, entbinden KIBA für die Dauer der Störung und im Umfang ihrer Auswirkungen von der Leistungspflicht.

In Fällen höherer Gewalt ist KIBA nicht verpflichtet, ausgefallene Leistungen nachzuholen, solange und soweit die Erbringung der Leistung unmöglich oder unzumutbar ist.

Die Parteien werden alles Zumutbare unternehmen, um die Auswirkungen höherer Gewalt zu minimieren.

KIBA wird den Kunden über das Eintreten und die voraussichtliche Dauer einer solchen Störung unverzüglich informieren.

Dauert das Ereignis höherer Gewalt länger als drei Monate an, sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen. In diesem Fall sind bereits erbrachte Leistungen anteilig zu vergüten.

§ 13a Personelle Abhängigkeit und Ausfall von Schlüsselpersonen

KIBA erbringt ihre Leistungen mit einem kleinen, spezialisierten Team aus zentralen Leistungsträgern. Die Parteien sind sich bewusst, dass bestimmte Leistungen aufgrund der fachlichen Spezialisierung an einzelne Personen gebunden sein können.

Sollte eine dieser Schlüsselpersonen durch Krankheit, Unfall, Weggang oder andere unvorhersehbare Ereignisse zeitweise oder dauerhaft ausfallen, wird KIBA den Kunden unverzüglich informieren und sich nach besten Kräften um eine gleichwertige Vertretung oder Nachbesetzung bemühen.

In diesem Fall verlängern sich vereinbarte Leistungsfristen angemessen, mindestens jedoch um den Zeitraum der Verhinderung zuzüglich einer angemessenen Einarbeitungszeit einer Ersatzperson.

Eine Haftung von KIBA für Verzögerungen, Minderleistungen oder Unmöglichkeit infolge des Wegfalls einer Schlüsselperson ist ausgeschlossen, soweit KIBA den Ausfall nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht hat.

Sollte die Leistungserbringung aufgrund des dauerhaften Wegfalls einer Schlüsselperson unmöglich oder wirtschaftlich unzumutbar werden, sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen, sofern keine zumutbare Ersatzlösung innerhalb von 60 Tagen realisiert werden kann. In diesem Fall sind bis dahin erbrachte Teilleistungen anteilig zu vergüten.

§ 14 SLA – Service Level Agreement (für SaaS-Leistungen)

KIBA gewährleistet eine Verfügbarkeit der SaaS-Leistungen von 98 % im Monatsmittel, ausgenommen Wartungszeiten und Fälle höherer Gewalt. Für Testsysteme oder Pilotphasen vor Kundenabnahme wird keine Verfügbarkeitsgarantie übernommen.

Reaktionszeit auf Störungsmeldungen: 24 Stunden an Werktagen (Montag bis Freitag, 9–18 Uhr).

Lösungszeit:

a) einfache Störung: 48 Stunden,
b) mittlere Störung: 72 Stunden,
c) kritische Störung: 96 Stunden.

Eine einfache Störung liegt vor, wenn die Nutzung nur geringfügig beeinträchtigt ist. Eine mittlere Störung liegt vor, wenn wesentliche Funktionen eingeschränkt sind, die Nutzung jedoch weiterhin möglich bleibt. Eine kritische Störung liegt vor, wenn die Nutzung der Software vollständig oder weitgehend unmöglich ist.

KIBA haftet nicht für Ausfälle oder Leistungsverzögerungen, die durch Drittanbieter, Netzstörungen oder höhere Gewalt verursacht werden.

KIBA kann Subunternehmer mit Wartung, Monitoring und Support beauftragen.

Force-Majeure-Ereignisse, Ausfälle von Drittanbietern oder mangelnde Mitwirkung des Kunden verlängern die Fristen entsprechend.

Supportanfragen sind ausschließlich über die von KIBA benannten Kommunikationskanäle (z. B. Support-E-Mail oder Ticketsystem) zu stellen. Telefonische Meldungen gelten nur dann als eingegangen, wenn sie durch KIBA schriftlich bestätigt wurden.

Ein Anspruch auf Schadensersatz oder Vertragsstrafe wegen Nichterfüllung der SLA besteht nur, wenn KIBA die Nichterfüllung vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht hat.

§ 15 Laufzeit von SaaS-Verträgen

SaaS-Verträge werden mit einer Mindestlaufzeit von zwölf Monaten geschlossen und verlängern sich jeweils um weitere zwölf Monate, sofern sie nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende gekündigt werden.

KIBA ist berechtigt, die Vergütung bei Verlängerung um bis zu fünf Prozent pro Jahr anzupassen, sofern dies dem Kunden spätestens sechs Wochen vor Laufzeitende mitgeteilt wird.

§ 16 Datensicherungspflichten des Kunden

Der Kunde ist verpflichtet, regelmäßig Sicherungskopien seiner Daten zu erstellen. KIBA haftet nur für Datenverluste, die auch bei ordnungsgemäßer Sicherung nicht vermeidbar gewesen wären.

§ 17 Subunternehmer

KIBA ist berechtigt, Subunternehmer zur Vertragserfüllung einzusetzen, bleibt jedoch gegenüber dem Kunden verantwortlich.

Alle Subunternehmer werden durch NDAs und Datenschutzvereinbarungen verpflichtet, denselben Schutzstandard wie KIBA einzuhalten.

KIBA setzt ausschließlich projektbezogene Subunternehmer ein, die vertraglich zur Vertraulichkeit und Datenschutzkonformität verpflichtet sind.

KIBA haftet für das Verhalten ihrer Subunternehmer wie für eigenes Handeln.

§ 18 Fördermittel und Verantwortlichkeit des Kunden

KIBA kann den Kunden im Rahmen ihrer Leistungen bei der Antragstellung, Abwicklung und Nachweisführung von Fördermitteln unterstützen. Diese Unterstützung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der vom Kunden bereitgestellten Informationen und Unterlagen.

Der Kunde bleibt allein verantwortlich für die Einhaltung sämtlicher Förderbedingungen, Fristen und Anforderungen der jeweiligen Förderinstitution.

KIBA übernimmt keine Gewähr oder Haftung für die Bewilligung, Auszahlung oder den Fortbestand von Fördermitteln. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Ablehnung, Kürzung oder Rückforderung von Fördermitteln darauf beruht,

a) dass der Kunde erforderliche Unterlagen, Nachweise oder Angaben nicht, verspätet oder unvollständig erbracht hat,
b) dass die Förderbedingungen durch die Förderstelle geändert werden, oder
c) dass die Förderstelle die Förderfähigkeit aus Gründen ablehnt, die außerhalb des Einflussbereichs von KIBA liegen.

Der Kunde stellt KIBA von sämtlichen Ansprüchen frei, die im Zusammenhang mit dem teilweisen oder vollständigen Verlust, der Rückforderung oder Nichtgewährung von Fördermitteln entstehen, soweit KIBA nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt hat.

Zur ordnungsgemäßen Durchführung der Fördermittelabwicklung kann es erforderlich sein, dass beauftragte Fördermitteldienstleister oder andere berechtigte Dritte Zugang zu Kundendaten oder projektbezogenen Unterlagen erhalten. Der Kunde erklärt sich hiermit einverstanden, dass KIBA diese Daten im erforderlichen Umfang an solche Dritte weitergibt, soweit dies zur Beantragung, Bearbeitung oder Nachweisführung von Fördermitteln notwendig ist. Diese Datenweitergabe erfolgt legitim und im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen.

KIBA ist berechtigt, nach bestem Wissen auf Fördermöglichkeiten hinzuweisen, übernimmt jedoch keine Verpflichtung zur Überwachung, Einreichung oder Einhaltung von Förderfristen.

§ 19 Erfüllungsort, Vertragssprache und Form

Erfüllungsort für sämtliche Leistungen ist der Geschäftssitz von KIBA Solutions in Berlin.

Vertragssprache ist Deutsch.

Die Schriftform wird auch durch E-Mail oder elektronische Signatur gewahrt.

Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland, auch wenn der Kunde seinen Sitz im Ausland hat.

§ 20 Schlussbestimmungen

Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt eine Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, auch wenn KIBA ihrer Geltung im Einzelfall nicht ausdrücklich widerspricht.

Gerichtsstand ist Berlin.